Jak sporządzić deklarację dostępności? Poradnik krok po kroku

Deklaracja dostępności to dokument, który każdy podmiot publiczny musi opublikować na swojej stronie internetowej – i jednocześnie jeden z najczęściej niedopracowanych elementów zgodności z ustawą o dostępności cyfrowej. Wypełnienie samego formularza to dopiero połowa sukcesu – kluczowe jest to, żeby jej treść odzwierciedlała rzeczywisty stan strony, a nie była kopią wzoru z internetu.

Co to jest deklaracja dostępności i kto musi ją mieć

Deklaracja dostępności to dokument elektroniczny, w którym podmiot publiczny informuje użytkowników o stanie dostępności cyfrowej swojej strony internetowej lub aplikacji mobilnej. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, która obowiązuje strony internetowe podmiotów publicznych od 23 września 2020 r., a aplikacje mobilne od 23 czerwca 2021 r.

Obowiązek posiadania deklaracji dotyczy wszystkich podmiotów publicznych wymienionych w ustawie o dostępności cyfrowej, w tym urzędów wojewódzkich, gminnych, szkół publicznych, bibliotek, muzeów, a także niektórych podmiotów wykonujących zadania publiczne. Szczegółowy zakres obowiązku zapewnienia dostępności cyfrowej opisuje Art. 5 ustawy.

Co musi zawierać deklaracja dostępności

Zgodnie z Warunkami technicznymi publikacji oraz struktury dokumentu elektronicznego deklaracji dostępności – wersja 2.0 , obowiązującymi od 1 sierpnia 2024 r., dokument powinien zawierać między innymi:

• Datę sporządzenia i publikacji deklaracji
• Datę ostatniego przeglądu i aktualizacji
• Deklarowany status zgodności ze standardem WCAG 2.1 na poziomie AA – pełna zgodność, częściowa zgodność lub niezgodność
• Opis niezgodności i wyłączeń, wraz z uzasadnieniem
• Informacje o dostępności architektonicznej i sposobach komunikacji alternatywnej z podmiotem
• Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za dostępność cyfrową
• Informację o procedurze wnioskowo-skargowej – co może zrobić osoba, jeśli napotka barierę na stronie
• Link do strony Rzecznika Praw Obywatelskich
• Informację o dostępności tłumacza języka migowego (lub jej braku)
• Link do aplikacji mobilnej, jeśli podmiot ją posiada

Wersja 2.0 dodała jako obowiązkowy element sekcję dotyczącą dostępności informacyjno-komunikacyjnej oraz zmieniła sposób określania statusu zgodności – obecnie deklaruje się zgodność, częściową zgodność lub niezgodność z załącznikiem do ustawy, wskazując podstawę oceny (samoocena lub audyt firmy zewnętrznej).

Jak sporządzić deklarację dostępności krok po kroku

Krok 1: Przeprowadź audyt WCAG strony

Największym błędem jest wypełnianie deklaracji na podstawie deklaracji poprzedniej instytucji lub gotowego szablonu, bez wcześniejszego sprawdzenia własnej strony. Wiarygodna deklaracja powinna opierać się na realnym audycie WCAG – to jego wynik wskazuje, które kryteria są spełnione, a które nie, i pozwala opisać niezgodności w sposób konkretny, a nie ogólnikowy.

Audyt można przeprowadzić wewnętrznie, jeśli masz zespół z wiedzą z zakresu WCAG, lub zewnętrznie, zlecając go specjalistycznej firmie w ramach audytu dostępności cyfrowej. Więcej o różnicy między przeglądem a pełnym audytem piszemy w artykule Audyt WCAG raz w roku czy po każdej zmianie na stronie? Wymagania techniczne dostępności cyfrowej opisuje szerzej Ministerstwo Cyfryzacji na portalu Gov.pl.

Krok 2: Określ status zgodności

Na podstawie wyników audytu określ, czy strona jest w pełni zgodna (wszystkie kryteria WCAG 2.1 AA spełnione), częściowo zgodna (niektóre kryteria niespełnione, wymaga opisu) czy niezgodna (większość kryteriów niespełnionych).

Krok 3: Opisz niezgodności i wyłączenia

Jeśli strona nie jest w pełni zgodna, opisz każdą niezgodność konkretnie, np. „na stronie głównej kontrast między tekstem a tłem wynosi 3,5:1, co nie spełnia kryterium WCAG 1.4.3″ zamiast ogólnikowego „strona jest w pełni zgodna”. To najczęstszy powód negatywnych ocen w monitoringu Ministerstwa Cyfryzacji.

Krok 4: Wypełnij dane kontaktowe i procedurę

W deklaracji podaj dane osoby lub zespołu odpowiedzialnego za dostępność, adres siedziby podmiotu oraz procedurę wnioskowo-skargową. Od nowelizacji z 2023 r. do kontaktu w sprawie dostępności cyfrowej podmiot publiczny może wskazać komórkę lub zespół, a nie wyłącznie konkretną osobę .

Krok 5: Opublikuj deklarację w formacie HTML

Deklaracja musi być zawsze opublikowana w formacie HTML i zawierać w kodzie konkretne, wymagane znaczniki oraz atrybuty id, zgodnie z Warunkami technicznymi wersji 2.0. Link do deklaracji powinien być widoczny z każdej podstrony serwisu – najczęściej umieszcza się go w stopce strony.

Jak często aktualizować deklarację

Ustawa nakłada dwa niezależne obowiązki aktualizacyjne, wynikające bezpośrednio z art. 11 ustawy o dostępności cyfrowej :

• Coroczny przegląd do 31 marca
• Niezwłoczna aktualizacja po każdej istotnej zmianie strony wpływającej na jej dostępność

Aktualizacja nie zawsze oznacza tworzenie dokumentu od nowa – jeśli struktura się nie zmieniła, wystarczy zweryfikować i skorygować treść merytoryczną oraz zaktualizować datę przeglądu. Deklaracje sporządzone przed 1 sierpnia 2024 r. należało dostosować do wersji 2.0 Warunków technicznych najpóźniej do 31 marca 2025 r.

Najczęstsze błędy w deklaracjach dostępności

• Deklaracja nieaktualizowana od kilku lat, mimo że strona przeszła w tym czasie redesign
• Brak konkretnego opisu niezgodności – ogólnikowe stwierdzenie „strona jest w pełni zgodna”, mimo widocznych problemów z kontrastem czy nawigacją
• Brak aktualnych danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za dostępność
• Deklaracja sporządzona w strukturze sprzed sierpnia 2024 r., bez dostosowania do wersji 2.0 Warunków technicznych
• Publikacja deklaracji w formacie PDF zamiast HTML

Deklaracja dostępności a ryzyko finansowe

Ministerstwo Cyfryzacji, w ramach monitoringu, sprawdza nie tylko sam fakt istnienia deklaracji, ale też jej kompletność i aktualność, zgodnie z zasadami określonymi na portalu Dostępność cyfrowa Gov.pl. Brak deklaracji, brak jej wymaganych elementów lub jej nieaktualizowanie – po dwóch kolejnych monitoringach – może skutkować karą pieniężną, a przy uporczywym zaniechaniu jej wysokość może wzrosnąć.